Comment choisir une assistante indépendante : les questions à poser et les signaux qui doivent vous alerter

Quel est le vrai critère pour choisir une assistante indépendante ?

Je vous donne la réponse tout de suite : choisissez celle qui cherche à vous faire gagner du temps, pas celle qui vous propose le plus d'heures. Le tarif, les outils, la disponibilité comptent aussi, mais ils viennent après.

Ça paraît évident. En pratique, c'est rarement comme ça que le choix se fait. (Si vous vous demandez d'abord ce que fait une assistante externalisée, j'en parle dans cet article.)

Pourquoi est-ce si difficile de déléguer son administratif ?

Quand un dirigeant de TPE ou une indépendante me contacte, ce n'est presque jamais « à froid ». C'est après des semaines de soirées passées sur les factures, de devis envoyés en retard, de dossiers qui s'empilent. La décision de déléguer arrive tard, quand le retard est déjà là.

Et avec elle, des craintes très concrètes :

• Payer des heures sans savoir ce qui a été fait.
• Passer plus de temps à expliquer qu'à faire soi-même.
• Confier des documents sensibles (banque, clients, salariés) à quelqu'un qu'on ne connaît pas.
• Devenir dépendant d'une personne qui détient toutes les clés.

Ces craintes sont légitimes. Et elles sont utiles : elles permettent de trier les profils dès le premier échange.

Quelles questions poser lors du premier appel ?

Un appel de 30 minutes suffit pour se faire une idée. Voici les questions que je poserais si j'étais à votre place :

• « Comment allez-vous comprendre mon activité ? » Une bonne réponse parle de vos process, de vos outils, de vos priorités. Une réponse qui doit vous faire tiquer : « Envoyez-moi les tâches, je m'en occupe. »
• « Que se passe-t-il si une tâche peut être simplifiée ou automatisée ? » Vous voulez entendre qu'elle vous le dira, même si cela réduit ses heures.
• « Quels outils connaissez-vous, et comment vous formez-vous aux miens ? » Personne ne connaît tous les logiciels. Ce qui compte, c'est la capacité à en prendre un en main rapidement.
• « Comment je sais ce que vous avez fait ? » Un récapitulatif, un tableau partagé, un décompte d'heures : peu importe la forme, mais il en faut une.
• « Comment gérez-vous la confidentialité et les accès ? » Des accès à votre nom dans vos outils, que vous pouvez couper à tout moment, et un engagement de confidentialité écrit.

Quels signaux doivent vous alerter ?

• Elle accepte tout sans poser de question. C'est confortable sur le moment. En réalité, elle reproduira vos difficultés au lieu de les régler.
• Elle propose d'emblée un gros forfait d'heures, avant d'avoir regardé comment vous travaillez.
• Elle n'a aucun avis sur vos outils. Une assistante expérimentée voit vite ce qui coince.
• Le devis est flou : pas de liste de tâches, pas de délai, pas de suivi prévu.
• Elle vous demande vos mots de passe personnels par mail plutôt que des accès dédiés.

À quoi ressemble une bonne collaboration, concrètement ?

Un cas récent. Une cliente, organisme de formation, m'accordait 2 heures par jour pour tout faire : devis, factures, conventions, lettres de mission, création des formations, saisie des apprenants, attestations de présence, questionnaires à chaud, vérification des factures des intervenants, rapprochements bancaires, relances. Le tout sans outil adapté.

Vous l'avez compris : ça ne tenait pas en 2 heures. J'aurais pu demander plus d'heures. Ce n'est pas ce que j'ai fait. Je suis à 100 % dans l'opérationnel, et en parallèle je réfléchis à une autre organisation de ses tâches et à des changements d'outils. Mon but n'est pas de vendre plus d'heures d'assistance, c'est que le travail rentre dans le temps dont elle dispose.

C'est exactement ce que vous devriez attendre : quelqu'un qui fait, et qui regarde en même temps comment faire mieux.

Les premières semaines se déroulent souvent ainsi :

• Une prise de connaissance de vos outils et de vos tâches, avec la liste de ce qui presse.
• Le rattrapage du retard en priorité, pour que vous respiriez.
• Un rythme régulier, quelques heures par semaine ou par mois, avec un point court pour ajuster.
• Des propositions d'amélioration au fil de l'eau, que vous acceptez ou non.

Faut-il choisir une assistante près de chez vous ?

La plupart des tâches administratives se font très bien à distance, avec vos outils en ligne. La proximité reste utile pour un démarrage sur place, du classement de papiers ou une réunion de temps en temps. Je suis basée à Boissy-Saint-Léger, dans le Val-de-Marne : je me déplace en Île-de-France quand c'est utile, et je travaille à distance avec des clients partout en France.

Questions fréquentes

Combien d'heures minimum faut-il prévoir ?

Il n'y a pas de minimum universel. Quelques heures par mois suffisent souvent à une petite structure pour reprendre la main.

Faut-il qu'elle connaisse déjà mes logiciels ?

C'est un plus, pas une obligation. Demandez-lui plutôt comment elle s'est déjà formée à un nouvel outil, et en combien de temps.

Comment éviter de devenir dépendant de mon assistante ?

Demandez que les procédures soient écrites et que tout reste dans vos outils, à votre nom. Une bonne assistante documente ce qu'elle fait, justement pour que vous ne dépendiez pas d'elle.